Videoconferenze efficaci – alcuni suggerimenti

In questo periodo abbiamo dovuto prendere confidenza con lo strumento videoconferenza. Programmare una videoconferenza di successo può essere impegnativo quanto una riunione in presenza. Ecco quindi alcuni suggerimenti per assicurarti incontri video efficaci.

Da quando la pandemia di Coronavirus ha colpito, ogni azienda ha dovuto adattarsi per sviluppare un approccio al business più incentrato sul digitale. Le limitazioni agli spostamenti e agli incontri di persona hanno portato alla ribalta lo strumento della videoconferenza.

Le riunioni e le presentazioni virtuali sono diventate spesso la via principale per presentare i propri prodotti, costruire relazioni di lavoro, lanciare idee, concludere affari.

Per ottenere la massima efficacia da questo strumento occorre innanzitutto evitare un atteggiamento mentale erroneo, ritenendo che le videochiamate siano un cattivo sostituto, che nessuno sia “contento” di incontrarsi in videochiamata.

Sappiamo tutti che gli incontri faccia a faccia sono preferibili, che non c’è nulla che può sostituire il parlare, il confrontarsi con qualcuno che è proprio di fronte a te. Ma le videoconferenze sono lo strumento più vicino a un incontro in presenza: puoi ottenere infatti informazioni su ciò che pensa e sente la persona in quel preciso momento, puoi vedere la sua reazione e rispondere ai segnali verbali e non verbali, aggiustando il tiro o cambiando il tuo approccio se necessario.

Cose queste che non puoi fare con una semplice telefonata o con un’email. Occorre quindi abbracciare pienamente il mezzo e far leva sui suoi vantaggi.

Del fatto che si può valutare le risposte del proprio interlocutore o potenziale cliente e adattare la propria presentazione di conseguenza, abbiamo già detto.

Naturalmente anche i tuoi contatti sono in grado di vederti e di farsi un’idea su di te. Se sarai in grado di trasmettere una buona immagine, creerai fiducia e sicurezza più rapidamente.

È possibile incontrare più responsabili presenti in luoghi diversi.

Alcuni mesi fa ho dovuto confrontarmi contemporaneamente con il responsabile comunicazione e il direttore commerciale di un’azienda, il primo presente nella sede principale in Nord Italia, il secondo nella filiale del Sud Italia: la videoconferenza ha reso tutto più semplice e veloce.

Quando si cerca di incontrare di persona clienti e potenziali clienti, può essere difficile impegnare un decisore chiave per un tempo e un luogo, per non parlare di più decisori o di un intero team. E se l’azienda con cui lavori ha collaboratori chiave in sedi diverse, magari con fusi orari diversi, organizzare riunioni di persona può essere quasi impossibile. Le videoconferenze ti consentono di incontrare i tuoi clienti dove si trovano, da qualsiasi dispositivo di loro scelta.

Puoi ampliare i tuoi contatti senza dover viaggiare. Dal chilometraggio della benzina ai biglietti aerei, incontrarsi di persona può essere costoso e fisicamente faticoso. Con le videoconferenze invece puoi incontrare molte più persone in un lasso di tempo più breve, poiché non ti devi incontrare fisicamente con ciascuna.

Molti agenti e rappresentanti di vendita che sono tenuti a viaggiare preferiscono scegliere contatti all’interno dei loro dintorni immediati o abbastanza vicini. La videoconferenza consente a questi rappresentanti di programmare chiamate con persone in un’area geografica più estesa, ampliando l’ambito della loro attività, scoprendo più potenziali clienti e avendo così la possibilità di raggiungere più velocemente i propri obiettivi di vendita.

Hai la possibilità di coinvolgere i tuoi interlocutori condividendo lo schermo e di offrire più facilmente dimostrazioni e presentazioni di grande impatto. Recentemente un area manager che segue il mercato USA mi ha detto che i clienti cercano sempre più quell’inafferrabile fattore “wow”, quell’esperienza speciale, personalizzata e pratica. Per questa ragione di recente ho proposto a un’azienda di realizzare per dei nuovi prodotti una presentazione interattiva online che può essere utilizzata in riunioni a distanza.

Condividendo lo schermo – opzione comune a tutte le piattaforme che ho potuto sperimentare – hai la possibilità di fare delle dimostrazioni dal vivo, in tempo reale, puoi condividere presentazioni e altri materiali (foto, video, infografiche, schede tecniche) come parte della tua argomentazione.

Non pensare che questi strumenti siano delle fonti di distrazione. Ricerche hanno sottolineato che quando i relatori usano elementi visivi, il pubblico è in grado di conservare in media il 43% delle informazioni trasmesse: un dato connesso al fatto che il 65% delle persone di preferenza apprende visivamente. Del resto pare che più della metà del cervello umano sia direttamente o indirettamente dedicata all’elaborazione delle informazioni visive.

Puoi chiedere con più facilità la collaborazione di un collega o collaboratore. Durante una videoconferenza il potenziale cliente potrebbe chiedere informazioni su aspetti a cui sarebbe preferibile rispondessero dei tuoi colleghi. Una volta fissato un appuntamento puoi avvisare il personale tecnico, legale, ecc., della tua azienda in modo che possa collegarsi al volo in caso di necessità. Il potenziale cliente non potrà che apprezzare questa prontezza e riconoscere la serietà e l’impegno della tua azienda.

Come fare perché una videoconferenza si volga nel migliore dei modi? Prima di iniziare presta attenzione all’ambiente per assicurarti di avere una postazione tranquilla e uno sfondo dall’aspetto professionale. I tuoi interlocutori probabilmente (anche se inconsapevolmente) esprimeranno giudizi basati su questo.

Se sul muro sono presenti quadri, poster o altri elementi che possono distrarre, rimuovili per tutta la durata della videochiamata. Alcune piattaforme per videochiamate consentono di sfocare lo sfondo oppure di impostarne uno virtuale.

Cura il tuo abbigliamento: andresti ad un appuntamento con un potenziale cliente in tuta da ginnastica? Non credo proprio. Tratta quindi l’incontro online come un “reale” incontro faccia a faccia.

Presta attenzione a tre aspetti “tecnici”:

1. l’illuminazione: valuta se la stanza è troppo luminosa o troppo buia, il che potrebbe farti apparire in controluce o sbiadito. Serve un’illuminazione frontale: puoi posizionare una lampada davanti a te oppure usare un Lume Cube. Vi sono anche webcam dotate di cornici luminose integrate utili ad illuminare il proprio viso;
2. l’audio: se è sopportabile una definizione video non proprio ottimale, non si può transigere su un audio scadente. Se le persone collegate non riescono a sentirti, la chiamata sarò una totale perdita di tempo. Investi quindi in una webcam con un buon microfono incorporato oppure su un microfono USB di alta qualità come uno Snowball o uno Blue Yeti, oppure un tipo lavallier con clip;
3. la disposizione di laptop, tablet, smartphone o della webcam. Troppo spesso si vedono persone che sono riprese dal basso o troppo vicini. È opportuno sollevare il dispositivo in modo che la fotocamera sia ad altezza occhi o leggermente superiore. In questo modo guarderai dritto nell’obiettivo e sembrerà come se stessi guardando negli occhi le persone con cui stai effettuando la videoconferenza: può non sembrare, ma fa una grande differenza. Inoltre ci permette di assumere una postura più naturale: vigile ma rilassata.

Prima di iniziare accertati che il potenziale cliente conosca lo scopo della chiamata. Assicurati di creare e condividere l’ordine del giorno dell’incontro in modo che tutti i partecipanti possano sentirsi preparati per la conversazione.

Hai incluso nell’invito tutti coloro che devono partecipare? Tutti hanno accettato l’invito?

Verifica che tutti sappiano utilizzare il software di videoconferenza affinché siano liberi di concentrarsi su di te e sul tuo messaggio. In caso contrario, invia un breve promemoria e suggerimenti utili su come partecipare alla riunione.

Preparati in anticipo tutti i materiali di cui potresti aver bisogno (foto, video, slide, schede prodotto, ecc.) in modo da poterle condividere senza creare tempi morti e mantenere un ritmo che mantenga viva l’attenzione.

Durante la videoconferenza presta attenzione al livello di coinvolgimento del potenziale cliente: ti aiuterà a guidare la conversazione e a rispondere. Cerca di avere una strategia per incoraggiare l’interazione dal vivo: potresti avere alcune domande da porre al tuo cliente per stimolare la discussione.

Prendi nota anche delle reazioni non verbali: hai fatto una domanda o discusso un’idea che ha suscitato una reazione positiva o negativa?

Termina con un chiaro invito all’azione: la conclusione deve prevedere dei passaggi successivi con elementi di azione chiari per i partecipanti. Richiedere un passaggio successivo ti aiuta a valutare l’interesse del potenziale cliente nei confronti della tua idea, della soluzione proposta, ecc.

Registra la chiamata: la maggior parte dei servizi di videoconferenza offre questa possibilità. La registrazione ti libera dalla preoccupazione di prendere appunti per ogni piccolo dettaglio e di prestare la massima attenzione alla conversazione. Ti fornisce una trascrizione della chiamata a cui poter fare riferimento in futuro.

Rappresenta inoltre un importante strumento di formazione: guardando la registrazione puoi prender nota delle cose che sono andate bene e di quelle che invece potresti migliorare.

Alla conclusione dell’incontro invia un’email di follow-up che riassuma la conversazione e aiuti l’avanzamento del processo di vendita. Se il tuo potenziale cliente ha acconsentito a un passaggio successivo programmato, invia subito i dati del prossimo incontro in modo che sia presente in entrambi i calendari.

Per semplificare l’aggiunta del successivo appuntamento sono disponibili alcuni strumento come Addevent che semplificano l’inserimento di un evento nei calendari di Google, Outlook e Outlook.com.

Il follow-up dopo una riunione di vendita (online o in presenza) con un nuovo potenziale cliente può essere frustrante. La cosa fondamentale da tenere in mente è focalizzarsi sull’aggiunta di valore. Disponi di contenuti di qualità che puoi condividere per supportare quanto è stato discusso? Utilizzali per creare una sequenza di follow-up.

Entra in contatto con il tuo potenziale cliente attraverso i social network. In ambito business il social per eccellenza è LinkedIn. Segui anche l’azienda del potenziale cliente. Questo ti aiuta a rimanere aggiornato su ciò che sta accadendo in azienda e su ciò che è nuovo e interessante per il tuo potenziale cliente.

Una videochiamata non è una presentazione PowerPoint. Se hai bisogno di mostrare una o più slide, fallo pure, ma non appena hai finito di illustrarle o tutti hanno avuto il tempo di “digerirle”, chiudi la condivisione dello schermo e ritorna all’interazione tra persone.

Ho già sottolineato che l’utilizzo di elementi visivi e interattivi ben realizzati aiuta a suscitare l’interesse degli interlocutori, aiutandoli a memorizzare le informazione trasmesse. In ogni caso le persone finiranno per ricordare più o meno un 10% del tuo messaggio.

Progetta quindi la tua presentazione intorno alla parte più importante del tuo messaggio, ossia quel 10%: determina il messaggio principale che desideri che i clienti ricordino e poi lavora a ritroso.

Può venirci in aiuto come Cicerone organizzava le sue orazioni. L’oratore romano definiva così l’ordine del discorso:

1. exordium, nei paragrafi iniziali indicare il messaggio principale e i criteri eseguiti nella successiva esposizione;
2. narratio e argumentatio, seguono la descrizione dei fatti e le argomentazioni a favore del messaggio;
3. peroratio: nel finale si ripropongono gli argomenti più importanti e soprattutto si ribadisce il messaggio.

Pertanto presenta il messaggio principale all’inizio, poi argomentalo e infine sottolinealo con forza alla fine. Se il 90% della conversazione cadrà nel dimenticatoio, le informazioni più importanti e preziose avranno lasciato un’impressione sufficiente per essere richiamate alla memoria in seguito.

L’offerta è abbondante, ma prima di scegliere cerca di chiarire quali sono le tue esigenze. Ecco alcune domande utili da farsi:

• Ci sono limiti di tempo?
• La piattaforma considerata offre funzionalità di registrazione, inserimento logo aziendale o sfondo personalizzato, ecc.?
• La soluzione funziona bene su PC, Mac, iPad, tablet Android, ecc.?
• Puoi usare questa soluzione in movimento sul tuo smartphone?
• Quanto costa questa soluzione per utente?

Ti presento alcune soluzioni che ho potuto sperimentare di persona organizzando videoconferenze o partecipandovi. Si tratta di un elenco parziale, ma così hai alcune opzioni da valutare.

Iniziamo con Skype.com che utilizzavo anche prima del lockdown per fare videochiamate con clienti o fornitori. Facile da utilizzare, è consigliabile per conversazioni individuali.

Zoom.us è probabilmente la piattaforma più utilizzata. È studiata per ospitare videoconferenze di tutte le dimensioni e offre all’ospite la possibilità di partecipare alle riunioni con un solo click. A detta di molti offre inoltre la migliore esperienza di condivisione di video, audio e schermate su tutti i sistemi principali. Presenta un piano gratuito con riunioni one-to-one illimitate, riunioni di gruppo di 40 minuti massimo (fino a 100 partecipanti).

Con Whereby.com si possono tenere riunioni video semplici e affidabili. Tutte le riunioni si tengono sul proprio browser senza la necessità di download o login per gli ospiti. Presenta un piano gratuito per uso personale, con la disponibilità di avere una “stanza virtuale” che ospita fino a quattro partecipanti.

Google Meet è un’applicazione Google basata sul web e per dispositivi mobili. È facile partecipare alle videoconferenze programmate con Google Meet attraverso una vasta gamma di dispositivi. L’applicazione funziona in sincronia con un account Gmail e si integra direttamente con la G Suite. È disponibile un piano gratuito.

Per chi utilizza Microsoft Office, Microsoft Teams è una buona soluzione basata sul cloud per gestire videoconferenze. Rende possibile la collaborazione virtuale con funzionalità di chat e integrazione diretta con le app di Office preferite. Prevede un piano gratuito con riunioni di 60 minuti fino a 100 partecipanti, chat illimitata e fino a 10 GB di spazio di archiviazione nel cloud.

Scarica l’articolo completo, originariamente pubblicato sulla rivista Nuova Finestra di gennaio 2021