Nessun aspetto della vita professionale prescinde dallo scrivere: la scrittura è al centro della nostra vita professionale.

Come scrivere per comunicare in modo efficace e convincente?

Le aziende, gli imprenditori e i responsabili aziendali devono avere dimestichezza con il testo scritto perché devono scrivere un’offerta commerciale, un’email, i testi da fornire alle agency che si occupano del loro sito, ecc.

Si viene notati di più se il messaggio è ben costruito e il linguaggio adeguato e comprensibile.

Questo articolo ha l’obiettivo di aiutarti a scrivere testi più efficaci e a valutare la qualità di quelli che ti vengono proposti.

Cos’è un testo scritto?

Si possono individuare tre grandi tipologie di scrittura:

  1. Efficace: ha l’obiettivo di trasmettere un messaggio e accertarsi che arrivi a destinazione.
  2. Persuasiva:  si presenta qualcosa per convincere qualcuno. L’informazione deve modificare il comportamento del destinatario.
  3. Influente: ha l’obiettivo di fare in modo che chi legge sia attratto da chi scrive.

Definire il proprio obiettivo

Prima di iniziare a scrivere devi chiederti perché stai scrivendo, con quale scopo. I motivi possono essere tantissimi, ma avere chiaro l’obiettivo consente di capire quali argomenti inserire nello scritto e in quale ordine logico presentarli. Solo così puoi scrivere per comunicare in modo efficace con i tuoi clienti.

Conoscere bene il proprio destinatario

Prima di scrivere assicurati di sapere chi è il tuo pubblico. Prenditi qualche minuto per stendere un identikit che ti permetta di evidenziare quali sono le esigenze de lettore e che benefici può trarre dalle informazioni che gli stai dando.

Estratto dell'articolo Scrivere per comunicare. Leggi l'articolo completo in Showroom settembre-ottobre 2019

Come fare

Il testo deve tener conto dei bisogni e delle necessità di coloro a cui si rivolge. Se il tuo obiettivo è scrivere per comunicare e persuadere devi essere credibile e obiettivo.  Per farlo occorre utilizzare un linguaggio chiaro, preciso e “utile al destinatario”.

Come organizzare i contenuti

È necessario che il messaggio sia strutturato e organizzato in modo adeguato. Di solito la presentazione dei contenuti è suddivisa in tre parti:

  • Esordio che introduce l’argomento ed esplicita gli obiettivi
  • Parte centrale che riporta le informazioni
  • Epilogo che sintetizza gli argomenti principali ed espone le conclusioni.

Questa struttura con l’avvento del web può non essere efficace perché l’epilogo con la sua carica persuasoria rimane in fondo e rischia di non venire letto.

Una struttura più efficace è quella delle  5W+H mutuata dal mondo giornalistico secondo la quale in testo devono essere presenti questi elementi: Who (Chi), What (Cosa), When (Quando), Where (Dove), Why (Perché) ed eventualmente How (Come).

Con questa struttura si parte subito con le informazioni essenziali e più importanti.

Organizzare i contenuti commerciali

Una struttura più adatta alle comunicazioni commerciali è data dall’acronimo AIDA. Il messaggio deve:

  • Attirare l’Attenzione attraverso un elemento o una formula d’apertura
  • Mantenere costante l’Interesse in chi ci ha iniziato a leggere
  • Sollecitare nel destinatario il Desiderio di sapere come soddisfare il suo bisogno o risolvere il suo problema
  • Spingere l’interlocutore all’Azione (acquistare, telefonarci, venirci a trovare, ecc.).

Scrivere con chiarezza e precisione

Un testo oscuro e difficile da capire perde tutta la sua efficacia. Per renderlo il più possibile chiaro al destinatario puoi sfruttare i consigli contenuti nel volume “Manuale di relazioni pubbliche. Le tecniche e i servizi di base”, a cura di Emanuele Invernizzi (Liberamente tratto da Invernizzi E. (a cura di), “Manuale di relazioni pubbliche. Le tecniche e i servizi di base”, McGraw-Hill, 2005, p. 212).

Check list di autovalutazione, uno strumento per scrivere per comunicare efficacemente

Qualche altro consiglio

Per terminare ti consiglio di:

  • Scrivere in tono colloquiale perché lo stile conversazionale è molto più persuasivo rispetto a quello accademico.
  • Sostituire le espressioni altisonanti e iperboliche. Evita frasi come “Siamo i numeri 1.
  • Evitare i cliché come “realizziamo prodotti di qualità” e “puntiamo alla soddisfazione dei clienti”

In fine fai in modo che il testo sia gradevole anche visivamente affinché il lettore percepisca il testo come “facile” e “invitante” fin dal primo sguardo. L’allineamento a sinistra rende il testo più leggibile rispetto al giustificato. Tutte le informazioni vitali dovrebbero essere in grassetto o in elenchi puntati. Assicurati che le informazioni più importanti siano in alto.

Per approfondire l’argomento e imparare a scrivere per comunicare ti consiglio di:

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