Il raggiungimento degli obiettivi è possibile tramite un lavoro professionale che fa uso di brief: prima di tuffarsi nel progetto è opportuno fissare ciò che si è appreso e indicare nero su bianco gli sviluppi del progetto

Cos’è il brief ?

Letteralmente significa breve, coinciso, piccolo! È un documento sintetico che raccoglie e indica lo scopo del progetto e gli obiettivi da raggiungere. In pratica varia da una a dieci pagine al massimo per i progetti di comunicazione più complessi.

Perché scriverlo?

È importante per procedere in modo chiaro per il team di lavoro e per il committente. È fondamentale per seguire la direzione giusta, oltre a rispettare tempi e costi.
È una tappa importante per mettere a fuoco il messaggio da comunicare e per avere un primo riscontro del lavoro che si sta per fare.
Mi è successo più volte di aver presentato un brief che il cliente ha voluto modificare affermando che fosse in linea con l’incontro precedente ma che era necessario modificare perché:

  • vedendolo scritto ha realizzato che era necessario ridimensionarlo, arricchirlo o dare un
    taglio totalmente differente
  • in aziende strutturate è il test di prova per comprendere ad esempio che l’apporto iniziale deve essere dato da tutti i soci, o da tutti i comparti. Infatti per ottenere un valido supporto alle vendite è necessario che gli interventi avvengano all’inizio quando la rotta è ancora da tracciare.

Cosa va scritto nel brief di comunicazione?

Uno standard non esiste perché varia a seconda del lavoro da fare:

  • un lavoro complesso richiede dettaglio, uno semplice appena una paginetta
  • se in un’azienda più persone sono interessate al progetto di comunicazione è necessario che sia completo ed approvato, o perlomeno letto, da tutti gli interessati in modo da offrire – volendo – il proprio contributo
  • a volte è solo interno all’agenzia di comunicazione, ma io preferisco condividerlo anche con il committente in modo da dargli il controllo del progetto e la possibilità di correggere errori prima che si concretizzino nel materiale di comunicazione
  • per me deve delineare il contesto che ha portato al progetto di comunicazione, indicare i referenti aziendali, descrivere il target per il quale si realizza e lo scopo primario (presentare il prodotto x, invitare a un evento, …). Se possibile dovrebbe presentare un sunto degli incontri e delle informazioni raccolte nel corso di questi.
Come si scrive un brief di comunicazione?

A chi serve e perché?

Agli incontri tra agenzia di comunicazione e azienda/professionista partecipano solo alcuni, quindi il brief è utile avere un documento uguale per tutti al fine di condividere le informazioni raccolte, gli obiettivi discussi e gli strumenti ipotizzati con tutti i membri di ambedue le parti. Questo è importante anche per riunire comunicazioni e materiali inviati in fasi successive anche via telefono ed email, quindi è di aiuto per capire se si è scordato qualcosa.

Lamentele comuni risolte dalla condivisione del brief, esempi:

  • Dirigenza – I venditori non vogliono usare i cataloghi perché non ne capiscono l’importanza
  • Venditori – Io avrei aggiunto anche … perché è importante ricordarlo per ottenere l’ordine.

La struttura di un tipico brief di comunicazione

Genericamente è strutturato in quattro parti: informazioni sul cliente, sul progetto, obiettivi del progetto e richieste, caratteristiche di progettazione.

1. Informazioni cliente

Informazioni base dell’azienda come nome e sua breve cronistoria, area di azione, (locale, regionale, nazionale…), attività prevalente e aree di interesse, oltre alla situazione e alle caratteristiche del settore in cui opera inclusa la lista dei principali concorrenti (indicativamente 3 o 5) con i loro punti di forza e di debolezza e infine i cambiamenti in atto.
Va descritto anche il target per il quale si realizza il sito internet, il catalogo, il company profile o qualsiasi altro documento di comunicazione o pubblicità. Infine va descritto il contesto del mercato in cui inserire il progetto.

Alcuni degli elementi che devono essere considerati nel brief di comunicazione

2. Informazioni progetto

Panoramica del progetto delineata con un paio di frasi e le informazioni chiave e loro gerarchia per chiarire cosa deve essere presente nel lavoro, con quale peso e con quale tono (formale, informale, …).

3. Obiettivi del progetto e richieste

Il modo migliore per scrivere questa parte, la più importante per ottenere una comunicazione che assicura risultati è rispondere a queste domande

  • Quale problema si deve risolvere?
  • Quali opportunità ci sono?
  • Quali sono i punti forti da sfruttare?
  • Quali le debolezze su cui sorvolare?
  • Come sarà misurato il successo?
  • Quali problemi o ostacoli si devono superare per raggiungere gli obiettivi?
  • Quali sono le richieste tecniche da soddisfare?
  • Ci sono tecnologie da implementare o sfruttare? Ad esempio un configuratore prodotto nel sito, un modulo richiesta preventivo online…
  • Quali sono le richieste “creative”?
  • C’è un manuale da seguire per il brand?
  • Ci sono altre info da tenere presenti? Colori odiati dal cliente, nervi scoperti da non toccare…
Un brief di comunicazione dovrebbe avere una struttura ben precisa

4. Caratteristiche di progettazione

Lista delle caratteristiche da rispettare come numero di pagine, dimensioni del documento, tipo del file, lingue richieste…
Calendario dettagliato lavori con le date chiave e con lo stato di avanzamento
Budget a disposizione e dettaglio di ciò che è incluso o escluso dal contratto
Referenti con loro recapiti e aree di intervento.

Il brief è uno strumento vivo

È il riferimento e il registro del lavoro in corso, per questo motivo è destinato a evolversi initere per accogliere le richieste di modifica e ampliamento. Raccoglie e spiega le decisioni prese, ricorda chi ha chiesto cosa.
Il vantaggio nell’usarlo è concentrare tutte le energie per raggiungere gli obiettivi rispettando il budget concordato evitando imprevisti e sorprese sgradite.

Per iniziare o migliorare il modo in cui realizzi il brief di comunicazione ti consiglio due vie:

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Vuoi capire cosa dovresti fare? Sono a tua disposizione per scambiare due parole sul tuo caso… senza impegno!

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